In de sector zorg en welzijn is veilig mailen een vast onderdeel van professioneel werken. Dagelijks wisselen zorgmedewerkers gevoelige informatie uit. Denk aan medische gegevens, behandelplannen of persoonsgegevens van cliënten. Een klein foutje kan grote gevolgen hebben. Een verkeerd gemaild dossier, een bijlage zonder versleuteling of een cc in plaats van bcc kan leiden tot een datalek. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de cliënt, maar ook voor de organisatie. Eén misstap kan het opgebouwde vertrouwen aantasten. Daarom is het belangrijk dat elke medewerker begrijpt wat veilig mailen inhoudt én dit in de praktijk brengt.
Zorgvuldigheid is altijd vereist
Persoonsgegevens in deze sector zijn extra gevoelig. Denk aan dossiers met gevoelige gegevens. Die informatie vraagt om maximale voorzichtigheid bij elke digitale handeling. De AVG stelt hiervoor duidelijke eisen. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet toe op naleving. Bij fouten kan zij ingrijpen en sancties opleggen.
Wat kan er misgaan?
Een veelvoorkomende fout is het gebruiken van de cc in plaats van de bcc. In 2023 ging het fout bij een welzijnsinstelling. Een medewerker mailde naar ruim honderd cliënten. Alle adressen stonden zichtbaar in de cc. De AP ontving een melding en de organisatie moest uitleg geven. Ook moesten cliënten worden geïnformeerd. Deze situatie had voorkomen kunnen worden met duidelijke instructies en training.
Iedere medewerker draagt verantwoordelijkheid
Iedereen die mailt, moet nadenken over de inhoud, de ontvanger en de beveiliging. Daarbij horen vragen als:
- Kan ik deze informatie mailen?
- Is een veilig portaal een beter alternatief?
- Heb ik de juiste ontvanger geselecteerd?
- Moet ik de bijlage versleutelen?
Controleer ook het onderwerp. Zet daar nooit gevoelige informatie in. Kijk daarnaast goed naar de naam van de bijlage. Vermijd persoonsgegevens in de bestandsnaam.
Wat organisaties moeten regelen
De organisatie is verantwoordelijk voor veilig gegevensverkeer. Zij moet dus zorgen voor:
- Veiligheidsmaatregelen rond e-mailgebruik
- Toegankelijke en veilige mailsoftware
- Duidelijke interne richtlijnen
- Beveiligde bestandsuitwisseling
- Training voor alle medewerkers
Komt gevoelige informatie tóch bij de verkeerde persoon terecht? Dan moet de organisatie het datalek melden bij de AP. In sommige gevallen moeten ook de betrokkenen geïnformeerd worden.
Mailen van medische en gevoelige gegevens
Voor medische gegevens gelden strengere eisen. Medewerkers zijn bovendien vaak gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Ze mogen die informatie alleen delen als het strikt noodzakelijk is. Daarnaast moet de organisatie kunnen zien wie gegevens heeft ingezien. Logbestanden zijn daarvoor verplicht. Ook moet inzichtelijk zijn wanneer en waarom iemand toegang had.
Privacybewustzijn: geen bijzaak
Privacy moet een vast onderdeel zijn van het dagelijks werk. Volgens onderzoek van Van den Berg en Jansen (Radboud Universiteit, 2022) onderschat 40% van de zorgmedewerkers het risico van onveilig mailen. Organisaties die structureel trainen op privacy, ervaren tot 60% minder datalekken. Dat blijkt uit hetzelfde onderzoek. Bewustwording werkt dus echt.
De Privacy Officer als aanspreekpunt
De Privacy Officer speelt hierbij een ondersteunende rol. Hij of zij:
- Toetst processen op AVG-risico’s;
- Adviseert bij veranderingen in systemen of werkwijzen;
- Begeleidt meldingen van datalekken;
- Organiseert trainingen en bewustwordingssessies.
De Privacy Officer werkt onafhankelijk. Hij of zij rapporteert aan de directie en zorgt dat de organisatie alert blijft.
Praktische tips voor dagelijks gebruik
Met kleine aanpassingen maak je je mailverkeer een stuk veiliger. Denk aan:
- Gebruik altijd bcc bij meerdere ontvangers.
- Versleutel gevoelige bijlagen.
- Gebruik alleen beveiligde platformen voor medische informatie.
- Bel bij twijfel even na in plaats van te mailen.
- Controleer het mailadres vóór je op verzenden klikt.
- Herken phishing door goed op taalgebruik, links en afzenders te letten.
Structurele trainingen versterken het privacybewustzijn
Privacybewustzijn komt niet vanzelf. Je ontwikkelt het door herhaling, oefening en praktische voorbeelden. Structurele training is daarbij onmisbaar. Training helpt medewerkers om risico’s sneller te herkennen. Ze leren bijvoorbeeld hoe ze phishingmails kunnen onderscheiden van echte berichten. Ook oefenen ze met het melden van datalekken. En ze krijgen inzicht in de gevolgen van onveilig gedrag. Volgens het onderzoek van Van den Berg en Jansen (Radboud Universiteit, 2022) blijkt dat organisaties met structurele privacytrainingen minder meldingen van datalekken doen. Medewerkers denken bewuster na over hun digitale handelingen.
Een training mag dus niet vrijblijvend zijn. Het moet een vast onderdeel zijn van het inwerkprogramma én terugkomen in opfrismomenten. Alleen dan blijft kennis actueel. En alleen dan wordt privacy écht onderdeel van de werkcultuur.
Daarnaast is het belangrijk om praktijkvoorbeelden te gebruiken. Denk aan fouten uit andere organisaties of anonieme casussen van de eigen werkvloer. Zo worden risico’s tastbaar en de urgentie voelbaar.
Blijf elke dag scherp
Veilig mailen vraagt om discipline en alertheid van iedereen. In een sector waar vertrouwen centraal staat, telt elke klik. Zorg dus voor kennis, training en bewustzijn. En geef medewerkers het vertrouwen én de middelen om fouten te voorkomen. Want goede zorg begint bij goede gegevensbescherming.
Kies voor structurele privacybewustwording
Ben je op zoek naar een effectief programma om privacyrisico’s te verkleinen? Met onze aanpak Privacy365 – Zorg en Welzijn train je medewerkers continu én praktisch.
Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe het werkt.
