Organisaties dragen een grote verantwoordelijkheid als het gaat om informatiebeveiliging en het naleven van de AVG. Daarbij spelen verschillende rollen een belangrijke rol: de Privacy Officer (PO) en de Data Protection Officer (DPO), in Nederland beter bekend als de Functionaris Gegevensbescherming (FG).
Maar hoe verhouden deze functies zich tot elkaar en kun je ze eigenlijk combineren?
Wat doet een Privacy Officer?
De Privacy Officer zorgt voor de operationele uitvoering van het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid binnen de organisatie. Deze professional is de schakel tussen beleid en praktijk. De PO ondersteunt medewerkers, helpt processen AVG-proof te maken en zorgt ervoor dat beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk worden toegepast.
Daarnaast:
- Actualiseert en bewaakt de Privacy Officer het security- en privacybeleid;
- Begeleidt hij of zij DPIA’s (Data Protection Impact Assessments);
- Ondersteunt de uitvoering van beleid en vergroot de privacy awareness onder medewerkers.
Voorbeelden uit de praktijk:
- In het onderwijs helpt de PO docenten en administratief medewerkers bij het veilig omgaan met leerlinggegevens in digitale leermiddelen.
- In de zorgsector zorgt de PO dat cliëntdossiers alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerde zorgverleners en dat medewerkers regelmatig privacytraining volgen.
- Binnen een gemeente ziet de Privacy Officer erop toe dat gegevensuitwisseling tussen afdelingen voldoet aan de AVG en interne protocollen.
De PO is dus vooral uitvoerend en adviserend bezig. Hij of zij vormt de eerste verdedigingslinie tegen privacyrisico’s binnen de organisatie.
Wat doet een Data Protection Officer of Functionaris Gegevensbescherming?
De Data Protection Officer (DPO) of Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft een toezichthoudende rol binnen de organisatie. Deze functie is in sommige gevallen zelfs wettelijk verplicht, bijvoorbeeld bij overheidsinstanties, zorginstellingen of organisaties die op grote schaal persoonsgegevens verwerken.
De FG:
- Houdt toezicht op de naleving van de AVG en interne privacyregels;
- Adviseert gevraagd en ongevraagd over privacyrisico’s;
- Rapporteert rechtstreeks aan het bestuur of de directie;
- Is een onafhankelijke rol en mag geen instructies ontvangen over de uitvoering van zijn taken;
- Is aanspreekpunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens en voor betrokkenen (zoals burgers, klanten of patiënten).
Voorbeelden uit de praktijk:
- Een zorgorganisatie schakelt een externe FG in om onafhankelijk te beoordelen of een nieuw AI-diagnosesysteem voldoet aan de privacyregels.
- Een onderwijsinstelling raadpleegt de FG bij de implementatie van een nieuwe leerlingvolgsysteem en een DPIA daarover.
- Een mkb-onderneming vraagt de FG om te adviseren over de bewaartermijn van klantdata en de procedure bij datalekken.
De FG beoordeelt, adviseert en rapporteert, maar voert het niet zelf uit. Dat is het werk van de Privacy Officer of de verantwoordelijke afdelingen.
De Privacy Officer werkt in de lijn van de organisatie en is onderdeel van de dagelijkse uitvoering. De Functionaris Gegevensbescherming staat juist op afstand en beoordeelt of de organisatie haar privacyverplichtingen naleeft.
Kun je de functies combineren?
Hoewel de functies raakvlakken hebben, is het niet raadzaam om ze te combineren.
De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat de FG geen functie mag hebben waarin hij of zij het doel en de middelen van gegevensverwerking bepaalt. Anders zou sprake kunnen zijn van belangenverstrengeling.
Wanneer één persoon zowel het beleid uitvoert (zoals de PO doet) als daarop toezicht houdt (zoals de FG doet), komt de onafhankelijkheid van de FG in gevaar.
Praktisch voorbeeld:
Een PO die bepaalt welke gegevens een organisatie verzamelt en vervolgens als FG moet controleren of dat AVG-proof is, beoordeelt in feite zijn eigen werk en dat mag niet.
De beste oplossing is om deze functies te scheiden, maar wel nauw te laten samenwerken. De Privacy Officer zorgt voor de dagelijkse uitvoering, terwijl de FG onafhankelijk beoordeelt of dat op de juiste manier gebeurt.
Samenvattend
De Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming vullen elkaar aan, maar hebben duidelijk verschillende verantwoordelijkheden. De PO doet; de FG toetst.
Samen zorgen ze ervoor dat organisaties AVG-compliant blijven en dat privacybescherming niet alleen een verplichting is, maar een integraal onderdeel van de organisatiecultuur.
Opleiding tot Privacy Officer of Functionaris Gegevensbescherming
Goede kennis is onmisbaar voor iedereen die werkt met privacy en gegevensbescherming. Daarom biedt AVG-trainingen een klassikale opleiding tot Privacy Officer en Functionaris Gegevensbescherming. Tijdens deze opleiding leren deelnemers niet alleen de theoretische basis van de AVG, maar vooral hoe ze die kennis in de praktijk kunnen toepassen. Denk aan het uitvoeren van DPIA’s, het opstellen van beleid, het omgaan met datalekken en het adviseren van management en medewerkers.
De opleiding is geschikt voor professionals die hun rol willen verdiepen of zich willen voorbereiden op een nieuwe functie binnen het privacydomein. Dankzij de klassikale aanpak is er veel ruimte voor interactie, praktijkvoorbeelden en het delen van ervaringen met andere deelnemers uit verschillende sectoren, zoals onderwijs, zorg, overheid en mkb.
Met een goede opleiding leg je een stevige basis voor een AVG-proof organisatie én versterk je je positie als deskundige op het gebied van privacy en gegevensbescherming.
