Bij het formeren van een AVG- werkgroep is het belangrijk om verschillende factoren in overweging te nemen om ervoor te zorgen dat de werkgroep effectief is en actief aan de slag kan gaan. Hieronder staan de belangrijkste aandachtspunten:
Multidisciplinaire samenstelling
Het is belangrijk dat de AVG- werkgroep bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens. Hierdoor krijg je verschillende perspectieven en expertise in de werkgroep, zoals:
- IT-afdeling: Voor technische kennis over de beveiliging van data en systemen.
- Afdeling beleid: Voor kennis over beleid, advies en strategie.
- HR-afdeling: Als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers.
- Marketing/Sales-afdeling: Omdat hier vaak veel persoonsgegevens van klanten worden verwerkt.
- Privacy Officer of Functionaris gegevensbescherming: Als jouw organisatie verplicht is om een Functionaris gegevensbescherming aan te stellen, moet deze persoon ook deel uitmaken van de werkgroep.
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden
Iedereen binnen de AVG- werkgroep moet duidelijk begrijpen welke rol ze spelen en waar hun verantwoordelijkheden liggen. Denk hierbij aan:
- Management: Het management zal zorg moeten dragen voor het beleid en het zal ook zelf het goede voorbeeld geven.
- Projectleider: Iemand die verantwoordelijk is voor het coördineren van de werkgroep.
- Beleidsadviseur: Die zorgt voor de interpretatie van de wetgeving.
- IT-verantwoordelijke: Voor de technische implementatie van beveiligingsmaatregelen.
- Communicatiemedewerker: Voor het trainen en informeren van medewerkers binnen de organisatie over AVG-compliance.
Kennis van de AVG
Het is erg belangrijk dat leden van de werkgroep voldoende kennis hebben van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit kan betekenen dat álle leden moeten worden opgeleid of bijgeschoold in de vereisten en gevolgen van de wetgeving. Met de juiste kennis over de AVG functioneert een AVG- werkgroep beter en efficiënter. Denk maar aan iemand met een professionele houding, maar zonder de juiste kennis, zal hij/ zij de functie niet optimaal kunnen uitvoeren.
Inventarisatie van gegevensstromen
Een van de eerste taken van de werkgroep moet zijn om alle gegevensstromen binnen de organisatie in kaart te brengen. Dit betekent het identificeren van:
- Welke persoonsgegevens worden verzameld.
- Waar deze gegevens worden opgeslagen.
- Wie er toegang tot deze gegevens heeft.
- Hoe de gegevens worden beschermd.
Beleid en procedures opstellen
De werkgroep moet betrokken zijn bij het opstellen of bijwerken van de interne procedures en beleid met betrekking tot gegevensbescherming. Denk hierbij aan:
- Privacybeleid: Dit moet duidelijk communiceren hoe de organisatie persoonsgegevens verwerkt.
- Incidentenbeheer: Hoe worden datalekken behandeld en gerapporteerd?
- Rechten van betrokkenen: Procedures om verzoeken van betrokkenen af te handelen.
Beveiliging van persoonsgegevens
Een belangrijk aspect van AVG-compliance is de beveiliging van persoonsgegevens. De AVG- werkgroep moet ervoor zorgen dat de juiste technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om gegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of ongeoorloofde toegang. Dit kan omvatten:
- Encryptie van gevoelige gegevens.
- Toegangscontrole voor systemen en data.
- Regelmatige audits van de beveiligingsmaatregelen.
Bewustzijn en training
Het is belangrijk dat de werkgroep zorgt voor voldoende bewustzijn en training rondom de AVG binnen de organisatie. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot informatiebeveiliging en privacy en hoe ze moeten handelen in geval van een datalek.
Samenwerking met externe partijen
Als jouw organisatie persoonsgegevens deelt met derden (bijvoorbeeld verwerkers van persoonsgegevens), moet de AVG- werkgroep controleren of er verwerkersovereenkomsten zijn die voldoen aan de AVG. De werkgroep moet ook toezicht houden op de naleving van deze overeenkomsten door externe partijen.
Toetsing en monitoring
De werkgroep moet periodiek evalueren of de genomen maatregelen nog steeds voldoen aan de AVG en of er verbeteringen nodig zijn. Dit kan door middel van interne audits, evaluaties of externe audits.
Documentatieplicht
De werkgroep moet zorgen voor goede documentatie van alle verwerkingsactiviteiten en de genomen maatregelen om aan de AVG te voldoen. Dit is van belang voor de verantwoordingsplicht die de AVG oplegt.
