Het normenkader Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) is een set richtlijnen en vereisten die scholen in Nederland helpt om informatiebeveiliging en privacy op orde te krijgen en te houden. Dit normenkader richt zich op het waarborgen van de veiligheid en privacy van leerling- en medewerkersgegevens in het onderwijs. Verschillende partijen bieden tools voor informatiebeveiligingsbeleid (IBP) die helpen bij het opzetten, beheren en onderhouden van het normenkader. Bijna alle schoolbesturen hebben al een begin gemaakt met de implementatie van informatiebeveiliging en privacy. Nu vragen ze zich af of een IBP-tool inderdaad een waardevol hulpmiddel kan zijn voor scholen die zich voorbereiden op deze verplichtingen. In deze blog bespreken we de belangrijkste voordelen en nadelen van IBP-tools, specifiek gericht op het normenkader IBP FO.
Voordelen van een IBP-tool
- Administratie en overzicht: Eén van de voordelen van een IBP-tool is dat het scholen helpt om een gestructureerd overzicht te behouden van alle processen rondom informatiebeveiliging en privacy.
- Risico-inventarisatie en -beheer: Scholen kunnen hiermee de risico’s rond persoonsgegevens in kaart brengen en de nodige maatregelen treffen.
- Automatisering van taken en workflows: IBP-tools kunnen functies hebben om handmatige taken te automatiseren.
- Snelle en eenvoudige rapportage: Een IBP-tool kan dit proces veel eenvoudiger maken, mits alles goed is verwerkt. Scholen kunnen snel en nauwkeurig rapporten opstellen voor audits of inspecties.
Nadelen van een IBP-tool
- Complexiteit: Niet alle IBP-tools zijn even gebruiksvriendelijk. Sommige tools kunnen complex zijn en vereisen een uitgebreide training om goed te kunnen worden gebruikt. Dit kan een aanzienlijke tijdsinvestering vragen van medewerkers en kan tot frustratie leiden als de leercurve te steil is.
- Kosten: Eén van de grootste nadelen van IBP-tools is de kosten die ermee gemoeid zijn. Een IBP-tool vereist een aanzienlijke financiële investering, zowel voor de aanschaf als voor het onderhoud en de eventuele training van personeel.
- Afhankelijkheid van technologie: Scholen die sterk afhankelijk worden van IBP-tools, kunnen een risico lopen bij technische storingen of systeemuitval. Als de tool tijdelijk niet beschikbaar is, kan dit het beheer van informatiebeveiliging en privacy verstoren.
- Aanpassing aan de specifieke context van de school: Niet elke tool is perfect afgestemd op de specifieke behoeften van een school. Dit kan extra maatwerk vereisen, wat weer tijd en geld kost.
- Risico op te veel focus op IBP-tool in plaats van privacycultuur: Hoewel een IBP-tool nuttig kan zijn, bestaat het risico dat de focus te veel verschuift naar het gebruik van de tool en te weinig naar het creëren van een privacycultuur binnen de organisatie.
Een weloverwogen keuze maken?
IBP-compliance vraagt om een gedragsverandering en bewustwording, die niet volledig afhankelijk kan zijn van software. Het gevaar bestaat dat men denkt dat een tool alle problemen oplost, terwijl de organisatiecultuur minstens zo belangrijk is.
Het is belangrijk dat scholen een weloverwogen keuze maken bij de implementatie van een IBP-tool en dat ze niet alleen op technologie vertrouwen, maar ook investeren in bewustwording en training van hun personeel. Door een goede balans te vinden tussen technologie en cultuur kunnen scholen succesvol voldoen aan het normenkader IBP FO en een veilige leeromgeving bieden voor hun leerlingen, studenten, ouders en medewerkers.
Hulpmiddelen van Kennisnet
Om een goed overzicht te krijgen van wat al is gedaan op het gebied van informatiebeveiliging en privacy (IBP) in jouw organisatie, is het nuttig om een paar belangrijke stappen in kaart te brengen en een overzicht te maken van bestaande hulpmiddelen. Kennisnet biedt een breed scala aan gratis hulpmiddelen die scholen helpen met de inrichting van het normenkader IBP.
