De AVG vereist dat werkgevers passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens van alle betrokkenen te beschermen. Het is cruciaal dat het veilig omgaan met gegevens een prioriteit is binnen elke organisatie en dat het een vast onderdeel wordt van de bedrijfscultuur. Daarom is het belangrijk om de AVG te integreren in het inwerkprogramma van nieuwe medewerkers. Door informatiebeveiliging en privacy vanaf het begin te benadrukken, leg je de basis voor een cultuur waarin de waarden van de AVG centraal staan. Nieuwe medewerkers willen zich graag aansluiten bij de normen en waarden van de organisatie. Als zij op tijd weten dat informatiebeveiliging en privacy belangrijke kernwaarden van de organisatie zijn, zullen ze zich hier sneller naar gedragen en actief bijdragen aan de bescherming van persoonsgegevens. Hieronder staat een overzicht van wat er op dit gebied van belang is wanneer een nieuwe medewerker wordt aangenomen:
Privacybewustwording voor nieuwe medewerkers
Het organiseren van privacybewustwording voor nieuwe medewerkers is essentieel om ervoor te zorgen dat ze de regels en richtlijnen van de AVG begrijpen en goed naleven. Hier zijn een aantal stappen die je kunt nemen om dit effectief te regelen:
Training over informatiebeveiliging en privacy
Organiseer een verplichte awareness training voor alle nieuwe medewerkers, gericht op informatiebeveiliging en privacy, zoals de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en interne regels. Geef medewerkers ook een korte toets om te evalueren of ze de inhoud begrijpen. Je kunt hen na afloop ook een certificaat van voltooiing geven, wat motiveert om de regels te volgen en naleving van de AVG te bevorderen. Deze training moet onderwerpen behandelen zoals:
- Persoonsgegevens en hoe deze beschermd moeten worden.
- Wat de AVG inhoudt en welke verplichtingen de organisatie en werknemers hebben.
- Het belang van toestemming, dataminimalisatie en bewaartermijnen.
- Praktische richtlijnen voor het beveiligen van gevoelige gegevens, zoals wachtwoordbeheer, encryptie, en gebruik van apparaten.
- Phishing en ransomware herkennen.
Bewustwordingscampagnes
Naast de introductietraining over informatiebeveiliging en privacy, kun je doorlopend privacy bewustwordingscampagnes organiseren. Dit kunnen zijn:
- Nieuwsbrieven met regelmatige updates en tips over informatiebeveiliging en privacy.
- Posters en infographics op het kantoor die medewerkers herinneren aan de afspraken over de AVG (zoals het afschermen van hun scherm in publieke ruimtes).
- Phishing-tests en andere praktijksimulaties om te testen hoe medewerkers reageren op potentiële cyberdreigingen.
Privacybeleid en procedures
Zorg dat alle medewerkers toegang hebben tot het bedrijfsbeleid rondom informatiebeveiliging en privacy, bijvoorbeeld via het intranet. Laat je medewerkers bevestigen dat ze dit hebben gelezen en begrepen. Hierin moeten ook procedures staan voor:
- Het melden van datalekken.
- Hoe ze moeten omgaan met verzoeken van betrokkenen om hun gegevens in te zien of te verwijderen.
- Gebruik van persoonlijke apparaten (BYOD-beleid).
- Het correct opslaan en verwerken van persoonsgegevens.
- Welke tolls of software binnen de organisatie wordt gebruikt voor informatiebeveiliging.
- Het gebruik van veilige wachtwoorden en meerfactorauthenticatie.
Creëer doorlopende privacy awareness
Wetten en interne procedures kunnen veranderen. Het is daarom belangrijk om medewerkers regelmatig op de hoogte te brengen van updates. Jaarlijkse of halfjaarlijkse opfriscursussen zorgen ervoor dat hun AVG-kennis up-to-date blijft.
Verantwoordelijkheden en sancties verduidelijken
Zorg ervoor dat alle medewerkers zich bewust zijn van hun persoonlijke verantwoordelijkheid en de gevolgen bij schendingen van het privacybeleid van jullie organisatie. Communiceer ook over de mogelijke sancties, zoals waarschuwingen of disciplinaire maatregelen, bij het niet naleven van de gemaakte afspraken.
Privacy & security awareness e-learning, passend bij jouw bedrijf en doelgroep
Wij bieden (op maat gemaakte) e-learnings aan voor organisaties in alle sectoren. Om alle medewerkers (van vrijwilliger tot leidinggevende) op een effectieve en leuke manier te bereiken met uitleg over wat informatiebeveiliging en privacy betekent en hoe ze moeten handelen, hebben wij Privacy365 ontwikkeld. Dit programma kan worden afgestemd op de specifieke behoeften van de organisatie, waardoor de inhoud en opdrachten relevant wordt en tot de verbeelding spreekt van de medewerkers. Er wordt gebruik gemaakt van interactieve elementen, zoals casussen, quizzen en praktijkvoorbeelden, wordt de betrokkenheid van de cursist vergroot en het begrip versterkt.
Wil je meer weten ?
Neem contact op met ons, download de brochure of vraag een demo aan.
