Scholen maken steeds vaker gebruik van softwareapplicaties om sport(resultaten) van kinderen bij te houden. Veel softwareapplicaties bieden ook de mogelijkheid om bijzondere persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens van kinderen te verwerken. Daarnaast kunnen verschillende partijen gebruikmaken van deze softwareapplicaties. Privacy experts die werkzaam zijn in het onderwijs komen ook overeenkomsten tegen waarin niet goed is beschreven wie verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens in de software. Maakt jouw school ook gebruik van een softwareapplicatie voor bewegingsonderwijs? Hoe wordt de gegevensverwerking bij bewegingsonderwijs op jouw school dan gewaarborgd? Mag je als school of buurtsportcoach de gegevens van de kinderen wel gebruiken en is het toegestaan om ze te delen met partijen zoals een gemeente, sportvereniging of GGD?
De rol van de school bij gegevensverwerking bewegingsonderwijs
Vaak is er onduidelijkheid over de rol van een school bij gegevensverwerking op het gebied van bewegingsonderwijs. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke? Wie is de verwerker? Volgens de privacywetgeving is de school altijd de verwerkingsverantwoordelijke en de softwareleverancier de verwerker. Voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens van leerlingen zoals gezondheidsgegevens moet de school altijd om toestemming vragen bij ouders/verzorgers (<16 jaar). Gelet op de aard en omvang van de gegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, en het feit dat kinderen zijn aan te merken als kwetsbare personen, is het van groot belang dat scholen zorgvuldig omgaan met de verwerking van deze persoonsgegevens in een softwareapplicatie en de beginselen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daarbij in acht nemen. Het is belangrijk dat de school goed in kaart brengt voor welk doel deze gegevens verwerkt worden en welke gegevens precies daarvoor noodzakelijk zijn. De school moet een juiste grondslag hebben voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
De rol van de softwareleverancier bij gegevensverwerking bewegingsonderwijs
Bij gegevensuitwisseling bewegingsonderwijs heeft de softwareleverancier de rol van verwerker. De softwareleverancier verwerkt de persoonsgegevens in opdracht van de school. De verwerker mag deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. In veel softwareapplicaties die bij bewegingsonderwijs worden gebruikt, kunnen ook gevoelige en bijzondere persoonsgegevens zoals gewicht, lengte, BMI, motorische vaardigheden en beweegvaardigheden worden verwerkt. De verwerker moet de gegevens voldoende beveiligen, rekening houdend met de huidige stand van de techniek en actuele (cyber)dreigingen. De school is verplicht een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de verwerker. In die overeenkomst staan onder meer afspraken over de precieze opdracht van de gegevensverwerking en wat de softwareleverancier/ verwerker wel en niet mag doen met de verstrekte gegevens van de leerlingen.
De rol van de buurtsportcoaches bij gegevensverwerking bewegingsonderwijs
Op het gebied van bewegingsonderwijs werken scholen ook vaak samen met buurtsportcoaches. Buurtsportcoaches kunnen in dienst zijn bij een vereniging, een gemeente of ze kunnen ook ZZP’er zijn. Buurtsportcoaches die in loondienst zijn bij een school mogen de gegevens van de leerlingen wel inzien, omdat ze onder het rechtstreekse gezag en toezicht vallen van het schoolbestuur. Bij een buurtsportcoach die in dienst is bij een derde partij, zoals een vereniging of een gemeente moet er een overeenkomst afgesloten worden waarin alle belangrijke informatie over de samenwerking staat. De school zorgt ervoor dat in de overeenkomst expliciet wordt opgenomen dat de buurtsportcoach een geheimhoudingsplicht heeft en onder leiding en toezicht van de school gaat werken. Een ZZP-buurtcoach is in principe een verwerker. De school sluit dan een verwerkersovereenkomst met een geheimhoudingsplicht af met de ZZP-buurtcoach.
Aandachtspunten gegevensverwerking bewegingsonderwijs
- Het is erg belangrijk om als school het beheer over de software en de gegevensverwerking altijd in eigen hand te hebben.
- Maak goede afspraken met buurtsportcoaches en andere externe partijen.
- Deel nooit zomaar gegevens van leerlingen met andere partijen.
- Zorg ervoor dat er uitdrukkelijke toestemming van ouders en leerling goed is geregeld.
- Informeer ouders actief over de gegevensverwerking en over hun privacyrechten.
- Bijzondere persoonsgegevens mag je alleen verwerken als je kunt baseren op een uitzondering én op één van de grondslagen voor het verwerken van ‘gewone’ persoonsgegevens.
- Houd er rekening mee dat de AVG van toepassing is op anonieme gegevens.
De rol van de Functionaris gegevensbescherming en privacy officer bij gegevensverwerking bewegingsonderwijs
De Functionaris gegevensbescherming en/of privacy officer heeft een belangrijke rol bij de gegevensverwerking bewegingsonderwijs. De school is afhankelijk van de kennis en kunde van deze privacy professionals. Wil jij een praktische opleiding volgen om je school te kunnen voorzien van goede adviezen? Wil je concrete handvatten om als Functionaris gegevensbescherming of als Privacy Officer aan de slag te gaan? Dan is een training van AVG-trainingen wel iets voor je. Onze trainingen zijn ontwikkeld door privacy professionals uit het werkveld. Onze privacy experts weten als geen ander hoe ze de complexiteit van juridisch taalgebruik moeten omzetten naar praktisch toepasbare handvatten.
Nieuwsgierig naar de trainingen?
Bronnen:
Autoriteit Persoonsgegevens
PO-RAAD
Kennisnet
