Voor een goede samenwerking op het gebied van privacy en informatiebeveiliging werken verschillende afdelingen en professionals nauw met elkaar samen. Gemeenten, ministeries, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties verwerken grote hoeveelheden persoonsgegevens en werken met veel verschillende processen, systemen, leveranciers en digitale toepassingen.
Vrijwel alle onderdelen van de organisatie hebben te maken met privacy en informatiebeveiliging. Burgerzaken werkt dagelijks met persoonsgegevens van inwoners, ICT beheert systemen en toegangsrechten, inkoop maakt afspraken met leveranciers, juridische zaken beoordeelt juridische vraagstukken en projectteams werken aan nieuwe digitale dienstverlening. Ook het toenemende gebruik van AI brengt nieuwe vraagstukken met zich mee.
Bij deze vraagstukken komen verschillende functies, belangen en verantwoordelijkheden samen.
Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s), Privacy Officers, informatieadviseurs, applicatiebeheerders, Security Officers en andere professionals brengen hun inhoudelijke deskundigheid in en werken daarbij samen met verschillende onderdelen van de organisatie. Goede communicatie helpt om kennis over te brengen, verantwoordelijkheden duidelijk te maken en mensen mee te nemen in privacy- en securityvraagstukken.
Daarbij speelt situationeel communiceren een belangrijke rol.
Een privacy- of securityvraagstuk heeft vaak raakvlakken met meerdere afdelingen. Neem de invoering van een nieuw informatiesysteem. Daarbij kunnen de proceseigenaar, ICT, privacy, security, inkoop, juridische zaken, informatiebeheer en een externe leverancier betrokken zijn.
Voor een DPIA is er informatie nodig vanuit verschillende disciplines. Bij een datalek of beveiligingsincident werken privacy, security, ICT, communicatie en management vaak gezamenlijk aan een snelle en zorgvuldige aanpak.
Iedere professional brengt vanuit de eigen functie kennis en verantwoordelijkheid mee.
De Privacy Officer beoordeelt welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke privacyrisico’s daarbij ontstaan. De Security Officer kijkt naar beveiligingsrisico’s en passende maatregelen. ICT beoordeelt de technische mogelijkheden. Inkoop richt zich op de afspraken met de leverancier. De proceseigenaar kijkt naar de inrichting en uitvoering van het proces. De FG adviseert en houdt vanuit een onafhankelijke positie toezicht op de naleving van de AVG.
Door deze perspectieven samen te brengen ontstaat een vollediger beeld van het vraagstuk.
Situationeel communiceren helpt professionals om elkaar te begrijpen, verantwoordelijkheden helder te houden en gezamenlijk tot zorgvuldige en uitvoerbare keuzes te komen.
Privacy- en securityprofessionals spreken binnen een overheidsorganisatie met zeer verschillende gesprekspartners.
Een bestuurder of directeur wil bijvoorbeeld weten welke risico’s de organisatie loopt, wat de mogelijke gevolgen zijn en welke beslissing nodig is. Een ICT-specialist heeft behoefte aan technische informatie. Een HR-manager wil weten wat een privacyadvies betekent voor een HR-proces. Een projectleider wil duidelijkheid over de stappen die nodig zijn om het project zorgvuldig voort te zetten.
Iedere gesprekspartner heeft vanuit de eigen functie behoefte aan andere informatie.
In sommige gesprekken is een uitgebreide toelichting waardevol. In andere situaties helpt een korte en concrete uitleg. Een duidelijke instructie kan richting geven. Het stellen van vragen kan iemand helpen om zelf inzicht te krijgen in het risico en de eigen verantwoordelijkheid.
Situationeel communiceren betekent dat je bewust kijkt naar de situatie, de gesprekspartner, het doel van het gesprek en de verantwoordelijkheid van de ander. Op basis daarvan kies je een manier van communiceren die aansluit bij het gesprek.
Binnen overheidsorganisaties zijn rollen en verantwoordelijkheden verdeeld over verschillende functies en organisatieonderdelen.
Een Privacy Officer adviseert bijvoorbeeld over de verwerking van persoonsgegevens. De proceseigenaar is verantwoordelijk voor het betreffende proces. Een Security Officer adviseert over maatregelen om beveiligingsrisico’s te beheersen. Het management maakt binnen de eigen verantwoordelijkheid afwegingen en neemt besluiten.
Ook de FG heeft een eigen positie. De FG informeert en adviseert en houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de AVG. Bestuurders, managers en proceseigenaren behouden hun eigen verantwoordelijkheden.
Goede communicatie helpt om deze rolverdeling duidelijk te maken.
Het gesprek kan daarbij gaan over vragen als: welk risico zien we? Wat betekent dit voor inwoners, medewerkers of de organisatie? Welke maatregelen zijn mogelijk? Wie kan deze uitvoeren? Welk restrisico blijft bestaan? Wie is verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing?
Duidelijkheid over deze vragen helpt verschillende professionals om vanuit hun eigen rol samen te werken.
Privacy en informatiebeveiliging functioneren goed wanneer verschillende disciplines elkaar tijdig weten te vinden.
Bij een project voor nieuwe digitale dienstverlening kan de projectleider bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor planning en uitvoering. ICT kijkt naar technische mogelijkheden, beheerbaarheid en beveiliging. Inkoop houdt rekening met aanbestedingen en contractuele afspraken. Privacy beoordeelt de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van betrokkenen. Security brengt dreigingen, kwetsbaarheden en noodzakelijke maatregelen in beeld.
Iedere discipline draagt vanuit de eigen deskundigheid bij aan hetzelfde project.
Voor privacy- en securityprofessionals is het daarom waardevol om te begrijpen welke verantwoordelijkheden en werkzaamheden bij andere afdelingen spelen. Hierdoor kunnen zij hun adviezen beter laten aansluiten op de dagelijkse praktijk.
Het gesprek richt zich dan op een gezamenlijke vraag:
Situationeel communiceren ondersteunt dit gesprek en helpt om verschillende disciplines met elkaar te verbinden.
Voor een Functionaris Gegevensbescherming is communicatie een belangrijk onderdeel van de functie.
De FG houdt onafhankelijk toezicht, informeert en adviseert over de naleving van de AVG en onderhoudt contact met verschillende onderdelen van de organisatie. Voor een goede uitvoering van deze rol is informatie uit de organisatie nodig.
Daarbij kunnen lastige gesprekken ontstaan.
Een project is bijvoorbeeld al vergevorderd wanneer privacy wordt betrokken. Een afdeling verwerkt persoonsgegevens op een manier die vragen oproept. Er kan ook verschil van inzicht bestaan over de privacyrisico’s van een nieuwe toepassing.
Goede communicatie ondersteunt de onafhankelijke positie van de FG en draagt bij aan verbinding met de organisatie.
Voor Privacy Officers vormt samenwerking een belangrijk onderdeel van het dagelijkse werk.
Voor het uitvoeren van een DPIA wordt informatie verzameld bij proceseigenaren, ICT, security, medewerkers en leveranciers. Bij het beoordelen van een verwerkersovereenkomst is afstemming met inkoop, juridische zaken en de verantwoordelijke afdeling nodig. Bij een datalek moet vaak in korte tijd informatie worden verzameld bij verschillende onderdelen van de organisatie.
De Privacy Officer beweegt daardoor voortdurend tussen beleid, processen en dagelijkse praktijk.
Luisteren, doorvragen, adviseren en verwachtingen duidelijk maken helpen om privacy goed in processen te verwerken. Daarbij kan samen met andere betrokkenen worden gezocht naar een zorgvuldige en werkbare aanpak.
De situatie en de gesprekspartner bepalen welke communicatiestijl daarbij het beste aansluit.
Ook Security Officers werken met veel verschillende onderdelen van de organisatie.
Onderwerpen als toegangsbeheer, logging, kwetsbaarheden, incidentrespons, leveranciersrisico’s en technische beveiligingsmaatregelen kunnen complex zijn. Een duidelijke vertaling naar de dagelijkse praktijk helpt managers en medewerkers om te begrijpen wat een risico voor hun werkzaamheden betekent.
Waarom moeten bepaalde toegangsrechten worden beperkt? Welk risico wordt met een beveiligingsmaatregel verkleind? Wat kan er gebeuren wanneer een kwetsbaarheid blijft bestaan? Welke actie wordt van een manager of medewerker verwacht?
Door beveiligingsrisico’s te vertalen naar begrijpelijke gevolgen en concrete acties helpt de Security Officer andere afdelingen om vanuit hun eigen rol bij te dragen aan informatiebeveiliging.
Privacy- en securityprofessionals geven regelmatig adviezen over risico’s, maatregelen en verantwoordelijkheden.
De waarde van een advies groeit wanneer de ontvanger begrijpt wat het advies voor de eigen werkzaamheden betekent. Daarbij helpt het wanneer duidelijk is welke actie nodig is, wie daarbij betrokken moet worden en waar de verantwoordelijkheid voor de vervolgstappen ligt. Situationeel communiceren helpt om vakinhoudelijke kennis te vertalen naar duidelijke afspraken en gezamenlijk handelen.
Privacy- en securityprofessionals krijgen in hun werk ook te maken met weerstand.
Achter zulke reacties kunnen verschillende oorzaken liggen. Denk aan tijdsdruk, beperkte kennis over het onderwerp, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden of een andere inschatting van het risico.
Een passende reactie begint daarom met het begrijpen van de situatie.
In sommige gevallen is het belangrijk om duidelijk een grens aan te geven. In andere situaties helpt het om vragen te stellen en te onderzoeken waar de weerstand vandaan komt. Aanvullende uitleg kan helpen om het risico inzichtelijk te maken. Soms is overleg nodig met degene die verantwoordelijk is voor de uiteindelijke beslissing.
Situationeel communiceren betekent dat je bewust kiest hoe je een boodschap overbrengt. Zo wordt duidelijk wat er speelt, waarom het belangrijk is en wat er van de betrokkenen wordt verwacht.
Goede samenwerking vraagt aandacht van alle betrokken professionals. Privacy- en securityprofessionals hebben baat bij inzicht in de werkzaamheden en verantwoordelijkheden van andere onderdelen van de organisatie. Voor bestuurders, managers, HR, ICT, inkoop, juridische zaken, informatiebeheer en projectteams is het eveneens waardevol om de rol van privacy en security goed te kennen.
Een Privacy Officer die aanvullende vragen stelt, verzamelt informatie om een verwerking zorgvuldig te kunnen beoordelen. Een Security Officer die maatregelen adviseert, helpt de organisatie om risico’s te beheersen. Een FG die kritische vragen stelt, geeft invulling aan de onafhankelijke toezichthoudende en adviserende rol.
Wanneer professionals elkaars rol en verantwoordelijkheid begrijpen, ontstaat een stevige basis voor samenwerking. Privacy en security kunnen daardoor vanaf het begin worden meegenomen bij projecten, processen en veranderingen binnen de organisatie.
Privacy- en securityprofessionals investeren veel in vakinhoudelijke kennis. Ontwikkelingen rondom de AVG, informatiebeveiliging, AI, DPIA’s, risicomanagement en governance vragen om actuele deskundigheid.
Communicatieve vaardigheden helpen om deze deskundigheid effectief in te zetten. Adviseren, kritische vragen stellen, omgaan met weerstand, verantwoordelijkheden bespreekbaar maken en verschillende afdelingen bij elkaar brengen zijn vaardigheden die ontwikkeld en geoefend kunnen worden.
AVG-trainingen heeft hiervoor de Opleiding Situationeel Communiceren voor privacy en security professionals ontwikkeld. De opleiding richt zich op professionals die vanuit hun functie adviseren, samenwerken en regelmatig complexe of kritische boodschappen overbrengen.
Tijdens de opleiding oefenen deelnemers met herkenbare situaties uit het werk van onder andere FG’s, Privacy Officers en Security Officers. Daarbij is aandacht voor de inhoud van de boodschap, de gesprekspartner, de situatie en het doel van het gesprek.
Voor overheidsorganisaties kan de opleiding ook incompany en op maat worden verzorgd. De eigen praktijk kan daarbij centraal staan. Organisaties kunnen eigen casussen inbrengen, zoals de samenwerking tussen privacy en ICT, weerstand vanuit een afdeling, discussies over een DPIA, onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden, de invoering van een AI-toepassing of een privacy- of securityadvies dat onvoldoende wordt opgevolgd.
Door te oefenen met eigen casussen kunnen deelnemers de geleerde vaardigheden direct verbinden aan situaties die zij binnen hun eigen overheidsorganisatie tegenkomen.
Privacy en informatiebeveiliging raken veel onderdelen van een overheidsorganisatie. FG’s, Privacy Officers en Security Officers vervullen hierin ieder hun eigen rol en werken samen met verschillende stakeholders.
Situationeel communiceren helpt om binnen deze samenwerking aan te sluiten bij verschillende functies, belangen en verantwoordelijkheden. Duidelijke uitleg, goed luisteren, gerichte vragen stellen, adviseren en het bespreekbaar maken van risico’s dragen bij aan wederzijds begrip en heldere afspraken.
Inhoudelijke deskundigheid vormt daarbij de basis. Goede communicatie helpt om deze deskundigheid om te zetten in samenwerking en beweging binnen de organisatie.
Voor privacy- en securityprofessionals binnen overheidsorganisaties is situationeel communiceren daarmee een belangrijk onderdeel van professioneel handelen.
Privacy en informatiebeveiliging organiseer je samen.
Situationeel communiceren betekent dat privacyprofessionals hun manier van communiceren afstemmen op de gesprekspartner, de situatie en het doel van het gesprek. Dit helpt bij adviseren, samenwerken, omgaan met weerstand en het duidelijk overbrengen van privacy- en beveiligingsrisico's.
Binnen overheidsorganisaties werken verschillende afdelingen samen aan privacy en informatiebeveiliging. Situationeel communiceren helpt om verschillende belangen en verantwoordelijkheden te begrijpen, adviezen duidelijk over te brengen en gezamenlijk tot zorgvuldige beslissingen te komen.
Een FG adviseert onafhankelijk en houdt toezicht op de naleving van de AVG. Goede communicatieve vaardigheden helpen om kritische bevindingen bespreekbaar te maken, risico's duidelijk uit te leggen en de samenwerking met bestuurders, managers en medewerkers te ondersteunen.
Situationeel communiceren zorgt ervoor dat professionals hun uitleg en aanpak afstemmen op de kennis, verantwoordelijkheden en belangen van andere afdelingen. Hierdoor ontstaat meer wederzijds begrip en wordt het eenvoudiger om afspraken te maken en maatregelen uit te voeren.
Ja. Communicatieve vaardigheden zoals luisteren, doorvragen, adviseren, feedback geven en omgaan met weerstand kunnen worden ontwikkeld door training en praktijkgerichte oefeningen.
Ja. AVG-trainingen verzorgt de Opleiding Situationeel Communiceren voor privacyprofessionals ook incompany en op maat. Overheidsorganisaties kunnen eigen casussen inbrengen, zodat deelnemers oefenen met herkenbare situaties uit hun dagelijkse werk.
Voor een goede samenwerking op het gebied van privacy en informatiebeveiliging werken verschillende afdelingen en professionals nauw met elkaar samen. Gemeenten, ministeries, provincies, waterschappen en
Vanaf 1 september 2026 geldt de Verzamelwet gegevensbescherming. De wet bundelt een reeks aanpassingen van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) en van enkele andere
Een klant mailt: ‘Welke gegevens hebben jullie eigenlijk van mij?’ Een oud-medewerker wil weten wat er na zijn vertrek nog over hem wordt bewaard. Een
