Onze Privacy Experts analyseerden honderden datalekmeldingen bij uiteenlopende organisaties. Deze inzichten zijn niet wetenschappelijk onderbouwd, maar gebaseerd op concrete casussen en jarenlange praktijkervaring.
De conclusie is helder: de meeste datalekken ontstaan door menselijke fouten en niet door falende IT-systemen. Effectieve databeveiliging hoeft daarom niet complex of kostbaar te zijn. Succes zit vooral in bewustwording, structurele aandacht en duidelijke afspraken.
In deze blog delen wij vijf praktische tips om datalekken binnen jullie organisatie eenvoudig te voorkomen.
Tip 1: Voer een goed wachtwoordbeleid in
Een sterk wachtwoordbeleid is één van de effectiefste manieren om datalekken te voorkomen. Zorg ervoor dat medewerkers precies weten wat er van hen wordt verwacht.
Denk hierbij aan:
- Gebruik nooit twee keer hetzelfde wachtwoord.
- Formuleer minimale eisen voor de complexiteit: lengte, type tekens, variatie.
- Verbied het noteren van wachtwoorden op post-its of notitieblaadjes.
- Laat wachtwoorden opslaan in een beveiligde digitale omgeving (password manager).
- Stop accounts direct wanneer een medewerker vertrekt.
Voorbeeld uit de praktijk:
Een medewerker gebruikt hetzelfde wachtwoord voor meerdere systemen. Een extern platform waarmee hij werkt wordt gehackt, waarna cybercriminelen met datzelfde wachtwoord toegang krijgen tot interne mailboxen. Een goed wachtwoordbeleid had dit volledig kunnen voorkomen.
Tip 2: Maak gebruik van antivirus- én back-upsysteem
Een datalek door malware of ransomware komt vaker voor dan je denkt. De oplossing hoeft niet ingewikkeld te zijn.
Investeer in:
- Een betrouwbaar antivirusprogramma op alle devices.
- Een back-upsysteem dat minstens dagelijks een back-up maakt.
- Opslag van back-ups op een externe, veilige locatie (of externe cloudomgeving).
Daarnaast is het belangrijk om medewerkers te informeren over het nut hiervan. Het beste beveiligingssysteem werkt niet goed als medewerkers waarschuwingen negeren of updates uitzetten.
Praktijkvoorbeeld:
Een medewerker opent een bijlage die er betrouwbaar uitziet, maar malware bevat. Dankzij antivirussoftware wordt het bestand direct geblokkeerd. Zonder deze software was dit waarschijnlijk een datalek geweest.
Tip 3: Houd privé en zakelijk strikt gescheiden
Datalekken ontstaan vaak doordat medewerkers privégebruik en werk door elkaar halen.
Maak duidelijke afspraken over:
- geen privé-apps installeren op zakelijke apparaten.
- geen werkbestanden opslaan op privécomputers of telefoons.
- het gebruik van veilige apps, goedgekeurde tools en officiële software.
- het niet delen van bestanden via privé-mailadressen of WhatsApp.
Waarom is dit belangrijk?
Privéapparaten zijn meestal minder goed beveiligd. Denk aan onbeveiligde apps, verouderde software of kinderen die op de tablet spelen. Elk daarvan kan onbedoeld toegang geven tot zakelijke gegevens.
Tip 4: Schermbeveiliging instellen & Clean Desk-beleid
Een onbeveiligd beeldscherm of een werkplek met achtergelaten documenten is een veelvoorkomend en eenvoudig te voorkomen voorbeeld van een datalek.
Leg vast dat:
- schermbeveiliging automatisch inschakelt na maximaal 1 minuut inactiviteit.
- medewerkers hun laptop altijd vergrendelen wanneer ze even weggaan.
- alle werkplekken aan het einde van de dag “clean” zijn: geen dossiers, USB-sticks, notities of persoonsgegevens blijven liggen.
Praktijkvoorbeeld:
Een bezoeker ziet onderweg naar een afspraak een open laptop in een vergaderruimte waarop cliëntgegevens zichtbaar zijn. Dit is officieel een datalek, ook al maakte de bezoeker er geen foto van. Een automatische schermbeveiliging had dit voorkomen.
Tip 5: Voorkom fouten in e-mail door controle en checklists
E-mail is nog steeds oorzaak nummer één van alle datalekken. Eén verkeerde klik en persoonsgegevens worden verstuurd naar de verkeerde ontvanger.
Zorg daarom voor:
- een checklist die medewerkers vóór verzending doorlopen.
- automatische waarschuwingen bij externe ontvangers.
- functies zoals “vertraagd verzenden”, waardoor fouten gegund worden.
- duidelijke regels over welke gegevens wel of niet per e-mail mogen.
Voorbeeld:
Een medewerker selecteert per ongeluk een groep ex-cliënten als cc in plaats van bcc. Met een eenvoudige e-mailchecklist had die fout waarschijnlijk niet plaatsgevonden.
Meer weten?
Wil je weten hoe wij organisaties helpen om datalekken te voorkomen en medewerkers privacybewust te maken? Neem vrijblijvend contact met ons op.
