De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft een unieke positie binnen organisaties. Hij of zij is geen manager, stuurt geen teams aan en neemt geen besluiten over beleid of uitvoering. Tegelijkertijd wordt verwacht dat de Functionaris Gegevensbescherming invloed uitoefent op de wijze waarop bestuurders en managers omgaan met persoonsgegevens.
Die invloed komt niet voort uit formele hiërarchie, maar uit communicatie die is afgestemd op wat de situatie vraagt.
De FG tussen bestuur en uitvoering
De FG staat bewust buiten de lijnorganisatie. Hij of zij maakt geen deel uit van:
- de eerste lijn (directeuren, managers en privacyadviseurs),
- de tweede lijn (CPO en privacy governance),
- of de derde lijn (interne audit).
Juist deze onafhankelijke positie maakt zijn/ haar rol complex. De FG moet toezicht houden zonder onderdeel te worden van de uitvoering, adviseren zonder beslissingsbevoegdheid en rapporteren aan het hoogste managementniveau.
Effectief toezicht vraagt daarom om het vermogen om te schakelen tussen stijlen, rollen en gesprekken.
Situationeel communiceren als kernvaardigheid van de FG
Situationeel communiceren betekent dat je je communicatie afstemt op de situatie, het volwassenheidsniveau van de organisatie en het privacybewustzijn van de gesprekspartner.
In de praktijk schakelt de FG voortdurend tussen verschillende rollen:
- Coachend, wanneer managers privacy nog vooral als ingewikkeld of abstract ervaren;
- Adviserend, wanneer inhoudelijke keuzes zorgvuldig moeten worden afgewogen;
- Reflecterend, wanneer aannames en vanzelfsprekendheden ter discussie moeten worden gesteld;
- Toezichthoudend, wanneer risico’s structureel worden onderschat of genegeerd.
De kracht van de FG zit niet in wat zij afdwingt, maar in hoe zij het gesprek voert.
Praktijkvoorbeeld: sturen zonder besluiten over te nemen
Menno krijgt de opdracht beleid te ontwikkelen voor een nieuwe vergoedingsregeling. De regeling geldt voor een beperkte groep medewerkers van wie gevoelige persoonsgegevens verwerkt zullen worden. De mogelijke impact op betrokkenen is dus groot. Omdat hij zich bewust is van die risico’s, betrekt Menno de privacyorganisatie vroegtijdig. Ook informeert hij de FG al in een vroeg stadium. De FG kiest hier voor een coachende en adviserende stijl. Hij/ zij bespreekt met Menno:
- welk doel hij wil bereiken;
- of de gekozen aanpak proportioneel is;
- hoe dataminimalisatie en doelbinding concreet kunnen worden toegepast;
- welke transparantie richting betrokkenen nodig is.
Daarnaast adviseert de FG om een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren.
Wanneer je vanuit je communicatiestijl moet bijsturen
Na afronding van de DPIA legt Menno het resultaat voor advies voor aan de FG. Op onderdelen besluit hij af te wijken van de aanbevelingen van de FG. Dat mag. De AVG legt de verantwoordelijkheid nadrukkelijk bij de verwerkingsverantwoordelijke.
De FG past de stijl aan: minder coachend en meer toezichthoudend. Daarbij worden verdiepende vragen gesteld over overwogen alternatieven, de aanvaardbaarheid van risico’s, de vastlegging van keuzes en de bestuurlijke verantwoording. Zo wordt de zorgvuldigheid geborgd, zonder dat de verantwoordelijkheid wordt overgenomen.
De Autoriteit Persoonsgegevens
Ook de Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat de Functionaris Gegevensbescherming zijn rol actief en zichtbaar moet invullen. In haar toezicht en richtlijnen onderstreept de AP het belang van:
- onafhankelijkheid ten opzichte van bestuur en management;
- voldoende positie en toegang tot besluitvormingsprocessen;
- en het daadwerkelijk uitoefenen van invloed op de organisatie.
Een FG die alleen op papier bestaat of zich beperkt tot passief adviseren, voldoet niet aan de bedoeling van de AVG. De AP verwacht dat de FG signalen afgeeft, rapporteert, en waar nodig kritisch is richting bestuur.
Dat vraagt om professionele communicatie: durven spiegelen, ook wanneer dat ongemakkelijk is.
Rapporteren, escaleren en loslaten
De FG geeft gevraagd en ongevraagd advies en rapporteert. Situationeel communiceren betekent hier: weten wanneer een gesprek volstaat en wanneer bestuurlijke escalatie noodzakelijk is.
Effectief toezicht vraagt om:
- bestuurlijke sensitiviteit;
- consistentie in normen;
- flexibiliteit in stijl;
- en helderheid over verantwoordelijkheden.
De FG neemt geen besluiten over, maar zorgt ervoor dat besluiten bewust, uitlegbaar en verdedigbaar worden genomen.
Waarom is een opleiding situationeel communiceren belangrijk voor FG’s?
De praktijk laat zien dat kennis van privacywetgeving alleen niet voldoende is. Toezicht draait om communicatie, beïnvloeding en professionele stevigheid. Dat maakt situationeel communiceren een belangrijke vaardigheid voor iedere FG.
Een opleiding situationeel communiceren voor FG’s helpt om:
- effectiever het gesprek te voeren met bestuurders en managers;
- bewust te schakelen tussen coachen, adviseren en confronteren;
- onafhankelijk te blijven zonder afstand te creëren;
- steviger te staan in de bestuurskamer;
- toezicht te houden met meer impact.
Juist omdat de FG geen hiërarchisch mandaat heeft, is persoonlijk leiderschap bepalend voor het succes van zijn/ haar rol.
