In elke organisatie komen datalekken voor. Medewerkers krijgen vroeg of laat te maken met situaties waarin persoonsgegevens per ongeluk worden gedeeld, kwijtraken of voor onbevoegden zichtbaar zijn. Dan krijg je al gauw te maken met de volgende vragen: Is dit een datalek? Moet ik dit melden? Wat gebeurt er daarna? Juist daar ligt een belangrijke verantwoordelijkheid voor organisaties en in het bijzonder voor de Privacy Officer.
Herkennen begint bij bewustzijn
Een datalek ontstaat vaak door kleine, menselijke fouten, zoals een e-mail naar de verkeerde ontvanger, een verloren laptop of een document dat per ongeluk openbaar wordt gedeeld. Het herkennen van dit soort situaties vraagt om kennis en bewustzijn. Medewerkers moeten weten waar ze op moeten letten en wanneer ze in actie moeten komen. Daarnaast is het belangrijk dat zij zich vrij voelen om dit te melden.
Een open meldcultuur maakt het verschil
Een open meldcultuur in een organisatie speelt een belangrijke rol. In een omgeving waar fouten zwaar worden aangerekend, houden medewerkers sneller hun mond. Terwijl juist snelheid erg belangrijk is bij datalekken. Hoe eerder een incident bekend is, hoe sneller je de schade kunt beperken. Een cultuur waarin melden wordt gezien als iets normaals en verantwoordelijks, draagt bij aan tijdige signalering en opvolging van datalekken.
Leidinggevenden zetten de toon
Leidinggevenden spelen hierin een belangrijke rol. Zij bepalen de toon. Als zij open zijn over fouten, zelf meldingen doen en het gesprek aangaan zonder oordeel, volgt de rest van de organisatie vanzelf. Goed voorbeeldgedrag werkt aanstekelijk. Maar als incidenten worden weggewuifd of bestraft, verdwijnt de bereidheid om te melden net zo snel.
De rol van de Privacy Officer
Voor de Privacy Officer ligt hier een verbindende rol. Deze rol richt zich op het adviseren en het neerzetten van een duidelijke basis, zoals helder datalekbeleid, praktische protocollen en werkbare processen. Medewerkers moeten precies weten waar ze terechtkunnen, wat er met hun melding gebeurt en waarom dat belangrijk is. Een goed datalekregister is een verplichting vanuit de AVG en ondersteunt organisaties bij het herkennen van patronen en het doorvoeren van verbeteringen.
Toenemende eisen vanuit wetgeving
De lat ligt bovendien steeds hoger. Vanuit wet- en regelgeving zoals NIS2 en het Normenkader Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) wordt van organisaties verwacht dat zij incidenten tijdig signaleren en melden. Datalekken maken onderdeel uit van privacy, informatiebeveiliging en risicomanagement. Organisaties moeten laten zien dat ze grip hebben op hun processen.
Bestuurlijke verantwoordelijkheid groeit
Daar komt bij dat bestuurders steeds nadrukkelijker verantwoordelijk worden gehouden. Onder de Cyberbeveiligingswet is het bestuur verantwoordelijk voor het beleid en de naleving van de wet. Daarom moeten bestuurders onder andere:
- Beschikken over aantoonbare kennis en vaardigheden op het gebied van risico’s voor netwerk- en informatiesystemen, risicobeheersing en de impact daarvan op de organisatie;
- Inzicht hebben in de risico’s en daarvoor passende maatregelen nemen om de digitale weerbaarheid van hun organisatie te waarborgen;
- Regelmatig spreken met de eigen Functionaris gegevensbescherming en andere privacy en security professionals.
Organisaties die onder de Cyberbeveiligingswet vallen, zijn verplicht om hun bestuursleden een training te laten volgen over cyberbeveiliging. De training moet bestuursleden in staat stellen om processen voor het herkennen van risico’s voor de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen te kunnen begrijpen én de maatregelen inclusief gevolgen te beoordelen. Dit alles maakt duidelijk dat datalekken ook thuishoort op de agenda van het bestuur.
Bewustwording in de hele organisatie
Organisaties die structureel willen werken aan bewustwording, kunnen hiervoor de E-learning Privacy, AI en Security Awareness van AVG-trainingen inzetten. Deze training helpt medewerkers om risico’s in de dagelijkse praktijk beter te herkennen, zoals datalekken, phishing en onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. Door praktische voorbeelden en herkenbare situaties leren medewerkers wat er van hen wordt verwacht en wanneer actie nodig is. Zo wordt privacy, AI en security onderdeel van het dagelijks handelen. Dit vergroot de meldbereidheid en het draagt bij aan een organisatiebrede cultuur waarin zorgvuldig omgaan met informatie vanzelfsprekend wordt.
Van melden naar verbeteren
Het herkennen en melden van datalekken vraagt om een samenspel van bewustzijn, cultuur en structuur. Medewerkers moeten weten wat ze moeten doen, leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven en de Privacy Officer zorgt een goed beleid en een datalekregister.
Als dat samenkomt, krijg je een organisatie waarin datalekken niet worden weggestopt, maar juist worden gebruikt om te leren en te verbeteren. Zo komt een volwassen aanpak van privacy en informatiebeveiliging duidelijk naar voren.
